S’occuper de la gestion administrative et de l’accueil des patients dans un cabinet médical est une tâche qui requiert énormément de temps. Or, la qualité de l’accueil est un facteur très déterminant pour l’établissement d’une relation patient-médecin. À l’évidence, le médecin ne peut pas s’en charger lui-même puisque sa principale préoccupation est de soigner les patients. C’est donc pour assurer la gestion de la structure et l’accueil des patients que la télésecrétaire intervient. Nous vous présentons ici les paramètres qui déterminent un choix idéal.

Le niveau d’expertise de la secrétaire

Avant d’engager une secrétaire médicale qui travaillera à distance pour le compte de votre cabinet, son niveau d’expertise est le premier élément à prendre en considération. En d’autres termes, vous devez prendre le soin de vérifier correctement ses compétences professionnelles dans le domaine du secrétariat exercé dans un univers médical. Une télésecrétaire qualifiée doit être en mesure de remplir sans aucun souci les missions pour lesquelles elle sera mandatée. L’une des méthodes permettant d’avoir cette assurance est de vérifier qu'elle a préalablement suivi une formation sérieuse et la mettre peut-être à l’épreuve devant un patient.

S’assurer du respect de la confidentialité

Dans le domaine de la santé, la règle de secret médical est primordiale et ne doit pas être prise à la légère. Lorsque vous engagez une télésecrétaire, il faut donc avoir la certitude que celle-ci respectera les exigences de confidentialité qui lui seront imposées. Elle sera en communication permanente à distance avec les patients du cabinet. En aucun cas les appels de ces derniers ne devront être divulgués ou ouverts à des tiers. Pour cela, il faudra également mettre à sa disposition un équipement de pointe : micro unidirectionnel, casque téléphonique et gestion des appels en ACD.

S’assurer que la télésecrétaire respecte les normes légales

L’exercice de la fonction de télésecrétaire est soumis au respect de certaines exigences légales ainsi qu’à la signature d’une charte de protection des données. Pour un professionnel de la santé, il est donc capital de veiller à ce que le personnel employé pour le télésecrétariat médical soit en conformité avec le RGPD et se soumettre aux directives de la CNIL.